Pinterest compartió que las búsquedas acerca de “Home Office” han tenido un aumento de 1411% en las últimas dos semanas.
Hoy en día, mayo 2020, nos encontramos en un situación de pandemia mundial, causada por el más que conocido Coronavirus, nombrado COVID-19 por la Organización Mundial de la Salud (OMS).
La propagación de este virus y su gravedad nos han llevado a tomar medidas para la contención de su contagio, la más importante siendo el distanciamiento social lo cual, ha llevado a miles de empresas a detener su producción y a otras miles a realizar sus labores desde casa, es decir, a aplicar dentro de su sistema de trabajo lo que es conocido como teletrabajo.
En los últimos años el teletrabajo o su anglicismo “Home office” ya se encontraba en aumento, debido a las tecnologías con las que contamos hoy en día, cada vez lo veíamos como un futuro más cercano, sin embargo, por la situación mundial se convirtió de una posibilidad a una necesidad y al mismo tiempo a un tema de adaptación. Donde únicamente aquellas empresas que logren esta digitalización de “emergencia” lograrán sobrellevar la crisis.
En caso de que, tu empresa o la empresa en la que trabajas sea una de las suertudas que implementaron este sistema te podrías encontrar con una serie de retos, que van desde la comunicación, la concentración y hasta la productividad. Por lo cual, te dejamos una serie de consejos que desde la experiencia propia nos han ayudado a superar estos retos.
- Establece Horarios:
Sin duda alguna el punto más importante, tanto como jefe como trabajador, es muy importante que cuentes con un horario fijo de trabajo, que no exceda de las horas recomendadas. Es decir, que si decides que se trabajará de 8 am a 4 pm, hacerlo de esa manera diariamente y al menos de que sea necesario no excederse de la horas que estableciste, porque no solo nos puede pasar que trabajamos menos, si no que, también podríamos estar trabajando de más, lo cual no necesariamente quiere decir que estamos siendo más productivos.
Claro, no olvides establecer dentro de esos horarios al menos dos breaks de 15 minutos que puedas aprovechar para estirarte un poco, comer algo, o simplemente descansar, sin embargo, no olvides poner una alarma para no tomarte más tiempo del necesario.
Pero no solo se trata de establecer un horario de entrada y salida, lo cual nos lleva al siguiente consejo.
- Lleva una agenda:
La administración de tu tiempo en Home office es esencial para que logres terminar todas tus actividades en el periodo de tiempo que estableciste. Ayúdate de una agenda para programar las metas que deseas cumplir en el día y proponte un tiempo para realizarlas lo cual, te ayudará a ser más productivo; aunque en un inicio no logres seguirlo al pie de la letra.
Es importante que apuntes tus pendientes, juntas, incluso imprevistos y siestas o descansos para poder llevar un control de tu productividad y no tener una mayor carga de trabajo al final del día de la que esperabas.
- Establece un lugar de trabajo:
A la hora de elegir el lugar donde vas a trabajar es importante que consideres que es importante estar cómodo pero no en exceso. El trabajar en lugares como la cama o sillones muy cómodos reduce tu rendimiento (y tu espalda no estará muy agradecida) , escoge un lugar iluminado, donde puedas sentarte cómodamente en una superficie de preferencia firme, que te ayude a mantener una postura correcta, de preferencia busca un lugar en donde puedas eliminar grandes distractores como el paso continuo de personas o televisores.
El tener un lugar fijo de trabajo te ayuda de igual manera a mentalizarte y entrar en el *mood* de trabajo.
- No te quedes en pijama:
La pereza y la procrastinación son tus más grandes enemigos en el teletrabajo y posicionar tu mente fuera de ellos es esencial. El tomar un baño, cambiarse de ropa y desayunar te van a ayudar a hacerlo. El éxito de este sistema también es mental, así que el permanecer en pijama le dirá a tu mente que es un domingo más por la mañana a diferencia de un día de trabajo. No es necesario que utilices vestido o traje, puedes usar ropa que te parezca cómoda pero, al quitarte la pijama ya habrás roto con el ciclo de sueño de la noche anterior. Cuidado con el síndrome de pijama.
- Antes de empezar asegúrate de tener lo que podrías necesitar a la mano:
Asegurate de tener a la mano cargadores de tus aparatos electrónicos, un termo con agua, libretas, plumas, etc… esto evitará que tengas que levantarte a buscarlos y que te distraigas en el camino.
- Avisa a tus amigos y familia los horarios en los que estarás trabajando:
Esto te va ayudar a tener menos distracciones, en caso de estar trabajando en casa por causa de la pandemia es importante que tu familia sepa que lo estás haciendo por tu seguridad y la de ellos, sin embargo, aún debes cumplir con tu trabajo. No son vacaciones. También, evita tener conversaciones activas que no sean de tu trabajo durante el horario que estableciste.
7. Utiliza herramientas tecnológicas:
Existen muchísimas herramientas que te pueden ayudar en el teletrabajo, como videollamadas, documentos en vivo o agendas electrónicas, es cuestión de encontrar la que mejor funcione para ti o tu equipo. Algunos ejemplos son Zoom, Microsoft Teams, Google Drive, Dropbox, Trello, Asana, Monday.com, Adobe Connect etc..
Bizneo Hr también es una herramienta que te va a ayudar a llevar un control de cómo se encuentran tus empleados, del clima laboral y sus inconformidades. También, te puede ayudar a llevar un control de los horarios de trabajo de tus empleados; quedan registrados sus horas de “entrada” y “salida” así como las horas extras de trabajo.
8. Mantente comunicado:
La comunicación en un entorno de trabajo es esencial, mantente presente. En caso de ser empleador, no olvides que proporcionar a tus trabajadores herramientas de comunicación como grupos de mensajería, correo electrónico o llamadas programadas es de alta importancia. La tareas deben de ser establecidas con claridad y mantén a tu equipo conectado a pesar de la distancia, no olvides documentar y contar con protocolos de trabajo.
9. ¡Cuídate en tu tiempo libre!:
Cuida tu salud mental, medita, haz ejercicios de respiración, convive con tu familia, habla con tus amigos y no olvides dormir bien, alimentarse sano y hacer ejercicio. Una persona activa, saludable y feliz siempre será más productiva. Estas actividades puedes incluirlas en tu agenda. Se necesita de tiempo libre para ser productivo.
No olvides seguir las medidas recomendadas por el sector salud durante la contingencia y mantenerte motivado. ¡Quédate en casa!
Bonus
Si te gustaría saber un poco más, no te pierdas el Blog de Eve Sandoval El secreto de las personas altamente productivas para saber un poco más acerca de la gestión del tiempo y la productividad.